ความรู้เรื่องเอกสารทางการเงิน ในการซื้อขายสินค้า

ความรู้เรื่องเอกสารทางการเงิน ในการซื้อขายสินค้า

เวลาเราซื้อสินค้า หรือบริการ จะมีเอกสารต่างๆ ที่ผู้ขายออกให้กับเรา ซึ่งแน่นอนว่าฝ่ายบัญชีสามารถรับรู้ แล้วเข้าใจเอกสารต่างๆ เหล่านี้เป็นอย่างดี แต่ในกรณีที่เราไม่ได้อยู่ในส่วนงานนั้น หรือเราอาจจะเป็นโปรแกรมเมอร์ที่ต้องพัฒนาระบบงานที่เกี่ยวกับบัญชี เราจึงควรเข้าใจหน้าที่ของเอกสารด้านการเงินต่างๆ ซึ่งในที่นี้จะยกตัวอย่างมา 4 เอกสาร ดังนี้

  1. ใบส่งของ (Delivery order) เป็นเอกสารที่ผู้ขาย (supplier) ส่งแนบมากับสินค้า เพื่อจัดส่งให้กับผู้ซื้อ ดังนั้นผู้ซื้อจะต้องนำเอกสารดังกล่าวมาเทียบกับใบสั่งซื้อ (PO) ว่าของครบตามที่สั่งหรือไม่ และผู้รับสินค้าจะต้องเซ็นรับ พร้อมกับวันที่รับในเอกสารนี้ด้วย
  2. ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล (Invoice) ซึ่งเป็นเอกสารที่ผู้ขาย (supplier) ออกให้ผู้ซื้อ สำหรับเรียกเก็บเงิน หรือเรียกง่ายๆ ว่า "วางบิล" นั่นเอง เมื่อได้เอกสารนี้แล้วฝ่ายบัญชีของผู้ซื้อก็จะต้องเตรียมเรื่องเพื่อทำจ่ายต่อไป
  3. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) เป็นเอกสารที่ผู้ขาย (supplier) ออกให้กับผู้ซื้อ ในกรณีที่ผู้ซื้อชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ซึ่งจะถือว่ารายการซื้อขายนั้นจบกระบวนการโดยสมบูรณ์
  4. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) ใช้ในกรณีบริษัทจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เพื่อเป็นหลักฐาน "ภาษีซื้อ" กรณีเงินภาษีจากการที่เราซื้อ และ "ภาษีขาย" กรณีที่ภาษีที่ผู้ขายเพิ่มมาให้กับเรา เพื่อเราจะได้นำเอกสารไปแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ ภ.พ. 30 ในการยื่นแบบ นั่นเอง

ทีมงาน CodeExcellent รับให้คำปรึกษา พัฒนาระบบ ติดตั้ง และฝึกอบรมซอฟต์แวร์ด้วย Odoo สนใจสามารถติดต่อได้ที่เบอร์โทรศัพท์ 083-082-6392, LINE: 0830826392 หรืออีเมล์ appcodetraining@gmail.com ได้ทุกเวลา เรายินดีให้คำปรึกษาฟรี! ครับ